Arbeitgeber Personalakte – was muss bzw. kann auf Antrag des Arbeitnehmers gelöscht werden?

Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen – in der Personalakte eines Mitarbeiters sammeln sich im Laufe der Beschäftigungszeit verschiedene Unterlagen an. Nicht alle davon sind für den Arbeitnehmer schmeichelhaft. Gibt es einen Anspruch, solche Dokumente entfernen zu lassen?

Was überhaupt in die Personalakte gehört

Abgesehen von Beamten gibt es für keine Mitarbeiterschaft rechtliche Bestimmungen für die Personalakte. Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber selbst, was er in die Sammlung aufnehmen möchte. Diese kann übrigens auf Papier oder digital geführt werden. Enthalten sein dürfen unter anderem Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Schriftwechsel und negative Eintragungen wie Abmahnungen. Dokumente zum Privatleben, beispielsweise Profile aus sozialen Netzwerken, gehören hingegen nicht in die Personalakte. Ebenso dürfen ärztliche Unterlagen nicht aufgenommen werden. Für ein angenehmes Beschäftigungsverhältnis sind Arbeitnehmer in der Regel daran interessiert, negative Eintragungen entfernen zu lassen. Dies betrifft vor allem die erhaltenen Abmahnungen. Besteht ein Anspruch auf Entfernung dieser Dokumente?

Welche Abmahnungen können entfernt werden?

Ein Anspruch auf Entfernung von Dokumenten aus der Personalakte besteht nur in bestimmten Fällen. Grundsätzlich kann die Löschung eingefordert werden, wenn die Unterlagen nachweislich falsch sind, ins Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers eingreifen oder keinen Bezug zum Arbeitsleben haben. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, länger zurückliegende Abmahnungen entfernen zu lassen. Dieser Aspekt ist für die meisten Arbeitnehmer am interessantesten. Hierbei wird die Tatsache genutzt, dass alte Abmahnungen für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr relevant sind. Das beinhaltet auch, dass ein gerügtes Verhalten mittlerweile bedeutungslos geworden sein muss. Ob und wann das der Fall ist, kann im Einzelfall zu prüfen sein. Das Arbeitsgericht Frankfurt a. M. hat für eine nicht schwerwiegende Vertragsverletzung eine Frist von zweieinhalb Jahren angesetzt (Az.: 6 Ca 7219/98).

Da wir keine Juristen sind, übernehmen wir deshalb keine Haftung für unsere Inhalte!